Kaizen: o que é e como implementar?

Na gestão empresarial, existem algumas metodologias focadas na redução de custos e aumento de produtividade. Entre os métodos de organização mais conhecidos, podemos citar o kaizen.

De origem japonesa, essa metodologia tem como princípio a melhoria contínua dos processos de uma empresa, uma estratégia considerada bem sucedida para reerguer a economia do país após a Segunda Guerra Mundial.

Saiba mais a seguir o que é a filosofia kaizen e como você pode colocá-la em prática.

Kaizen – o que é?

Trata-se de uma palavra de origem japonesa, composta por dois ideogramas, “kai”, que significa mudança, e “zen”, que significa bondade ou virtude. A junção dos dois termos pode ser traduzida como mudança para melhor.

A filosofia kaizen surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, sendo amplamente empregada pelas indústrias do país, como a Toyota, por exemplo.

Trata-se de práticas de gestão e administração que foram utilizadas para reestruturar as empresas japonesas de forma que se tornassem competitivas no mercado global.  

O conjunto de técnicas adotadas foi denominado de kaizen, difundido por Masaaki Imai, autor do livro “Kaizen – A Estratégia Para o Sucesso Competitivo”.

Uma característica marcante da filosofia kaizen é que todos os funcionários da empresa, desde o CEO até o operário, precisam fazer parte do processo de melhoria para que o método funcione.

Quais são os princípios da filosofia kaizen?

Existem alguns princípios norteadores, que podem ser empregados independente da cultura e do contexto, que são:

• Eliminar o desperdício;
• Melhoria gradual, sem grandes rupturas;
• Priorizar as pessoas;
• Todos os colaboradores devem estar envolvido nos processos;
• O aumento de produtividade pode ser obtido sem grandes investimentos;
• Aplicabilidade em qualquer local ou empresa (não só no Japão);
• O lema essencial da aprendizagem organizacional é aprender fazendo;
• Atenção dirigida ao local em que se cria valor;
• Aplicação de gestão visual, com total transparência nos procedimentos e processos, a fim de tornar os problemas e desperdícios da empresa.

Kaizen – Quais são os benefícios?

Redução do desperdício

Com a gestão detalhada dos processos da empresa, os funcionários se tornam mais produtivos e o desperdício, seja de tempo ou dinheiro, é reduzido.

Aumento da produtividade

O método kaizen promove uma melhoria contínua da empresa e das pessoas envolvidas, tornando os funcionários mais comprometidos e produtivos.

Adoção de hábitos efetivos

Com o tempo, os colaboradores desenvolvem uma cultura de trabalho que traz mais comprometimento com as atividades propostas, desenvolvendo as tarefas laborais cada vez melhor.

Aumento da competitividade

Uma empresa com trabalhadores eficientes e com processos produtivos bem estruturados tem uma redução de custos e entrega produtos/serviços com qualidade superior, tornando-a competitiva no mercado global.

Como aplicar o kaizen na prática?

Elimine desperdícios

Na filosofia kaizen, existem alguns desperdícios que devem ser eliminados em uma empresa, como:

Transporte: a locomoção de matéria-prima e produtos deve ser realizada de forma eficaz e econômica.

Inventário: é importante administrar o estoque da empresa para que não haja excesso de materiais, pois aumentam o custo de armazenagem e a depreciação.

Processamento excessivo: deve-se evitar os trabalhos que não agregam valor e aumentam o custo de produção.
Exemplos de processamento podem ser encontrados em diversos setores de uma empresa, como:
Desenvolvimento de softwares: uso de algoritmos complexos para solução de problemas simples.
Gestão de projetos: vários níveis de aprovação para realização de tarefas.

Produção excessiva: é necessário evitar a produção além da demanda do mercado, pois desencadeia em outros desperdícios, como aumento no gasto de transporte, estoque e gastos gerais, deixando a mercadoria parada e depreciando.

Defeitos: variação ou problemas nos produtos comprometem os lucros e a imagem da empresa. Dessa forma, o método kaizen deve ser utilizado para eliminar defeitos assim que descobertos e evitá-los no futuro.

Subutilização de trabalhadores: a empresa deve mapear as habilidades dos colaboradores e procurar utilizá-las de forma que tragam valor para a instituição.

Foque na melhoria de processos

Mapeie cada processo da empresa e verifique quais ações podem ser tomadas para melhorar a eficiência.

As pequenas mudanças em uma empresa podem trazer grandes ganhos de produtividade e redução de custos.

Trabalhe em conjunto para resolver problemas

Por ser uma metodologia de gestão japonesa, há um grande foco no coletivo para a tomada de decisão. Utilize o brainstorming para que você e sua equipe encontrem a melhor solução para os problemas da empresa.

Busque sempre se aperfeiçoar

Depois de ter implementado a metodologia kaizen, é necessário analisar seu desempenho e procurar incrementar pequenas melhorias de forma constante. O mais importante é saber quais foram seus pontos fracos e trabalhar para melhorá-los.

Essa mentalidade de melhoria contínua também pode ser aplicada na sua vida pessoal.

Dê e receba feedback

A cultura de feedback deve estar presente na empresa que implementa a filosofia kaizen. É importante dar e receber feedbacks, tanto empregados quanto líderes, pois ajudará a determinar se as mudanças propostas estão produzindo os efeitos desejados.

Conclusão

Apesar de ter origem japonesa, a metodologia kaizen pode ser aplicada em qualquer organização, independente do porte e setor. As mudanças requerem a participação de cada funcionário, além disso, alguns processos podem levar um bom tempo até que as modificações sejam realizadas por completo, enquanto outros processos podem levar apenas algumas horas.

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E sua empresa? Já aplicou a metodologia kaizen?

Por Henrique Vidal Romano, produtor de conteúdo e analista de mídias sociais.

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