Ciclo PDCA: o que é e como utilizar?

O ciclo PDCA é uma metodologia amplamente empregada no planejamento estratégico das empresas, pois o seu uso é intuitivo e eficaz.

Com a competitividade e a busca por excelência nos resultados, é essencial buscar meios para aperfeiçoar os processos, reduzir custos e trazer uma boa experiência para os clientes. É nesse contexto que o ciclo PDCA é utilizado para o desenvolvimento das mais diversas atividades e projetos.

Confira a seguir a  sua origem do ciclo PDCA, etapas, vantagens, desvantagens e um exemplo de aplicação.

PDCA – história

O ciclo PDCA é uma criação do físico e estatístico americano Walter A. Shewhart, na década de 1920. Muitos dos seus trabalhos foram dedicados ao controle da qualidade industrial. No entanto, a metodologia só foi popularizada na década de 50, pelo professor William Edwards Deming.

O PDCA foi importante para a melhoria dos processos produtivos nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial.

As etapas do ciclo PDCA

Plan (Planejar)

É o primeiro estágio desta ferramenta. Nesta etapa devemos identificar os problemas e logo após elaboramos um planejamento para resolvê-los.

O plano deve contar com três pontos: o objetivo do ciclo (o que a equipe pretende solucionar), o caminho percorrido para atingir as metas (quais são as atividades prioritárias, as metas a curto prazo)  e o método para a solução do problema.

É uma fase de suma importância, pois um bom planejamento é essencial para economizar tempo e diminuir as chances de falha na resolução de um problema.

Do (Fazer)

Após realizar um planejamento, a equipe deve colocá-lo em prática. Para uma execução bem feita, é importante que o gestor faça um treinamento prévio e gestão do conhecimento da equipe.

Durante a execução do projeto, é essencial coletar dados e informações das atividades, pois assim é possível mensurar resultados com facilidade.

Check (Checar)

Durante esta etapa analisamos os resultados. Com base nos parâmetros definidos na fase de planejamento, o gestor deve identificar se as atividades atingiram os seus objetivos e pontos de melhoria.

É importante detectar todas as falhas e problemas apresentados durante o processo, pois assim poderão ser ajustados posteriormente.

Act/Adjust (Agir/Ajustar)

A última etapa pode significar tanto agir como ajustar. Esta fase está relacionada às medidas que serão tomadas para corrigir as falhas detectadas na etapa anterior.

Durante este estágio, existem dois cenários possíveis:

Todos os resultados foram atingidos:

Neste caso, o ciclo pode se tornar referência para outras atividades e projetos dentro da empresa. Ainda que tudo tenha ocorrido conforme esperado, é interessante que o gestor procure inovações tecnológicas que auxiliem atividades posteriores.

Os resultados não foram atingidos

A análise dos problemas encontrados deve ser minuciosa. Além disso, é preciso propor soluções e corrigir as falhas.

Quais são as vantagens e desvantagens do método PDCA?

Vantagens

Aprimoramento contínuo

Pelo fato das atividades serem monitoradas continuamente, os profissionais envolvidos nos projetos propõem novas soluções e melhorias.

Facilita a organização dos processos

Com apenas 4 passos, a metodologia PDCA promove a estruturação das atividades realizadas pela empresa. É um excelente passo inicial para estabelecer critérios nos processos internos.

Adaptável

A metodologia pode ser empregada nos mais diversos setores e de acordo com as necessidades da empresa.

Desvantagens do ciclo PDCA

Entre as desvantagens do método PDCA, podemos citar:

Ciclos longos

As etapas podem ser longas e demoradas, especialmente se envolver a coleta de dados e análise de resultados. A metodologia pode não ser tão boa para quem deseja informações a curto prazo.

Dificuldade de implementação

Em organizações mais complexas e com múltiplos interessados, o ciclo PDCA pode ser difícil de executar, pois existem diversos fatores a considerar durante as atividades.

PDCA – Exemplo de aplicação

Imagine que você deseja melhorar um produto que possui muitas reclamações por parte dos clientes.

Na primeira etapa (plan), o gestor deve identificar o conteúdo das reclamações e quais são as queixas mais comuns. Logo após, é necessário reunir a equipe e desenvolver soluções para os problemas levantados (do).

Conforme as soluções propostas são implementadas, o gestor deve analisar de perto se os resultados esperados são atingidos (check) posteriormente é preciso tomar medidas para ajustar o plano com base nas descobertas (act/adjust).

O método também pode ser empregado em outras situações, como:

• Implementação de um novo sistema;
• Melhoria de procedimentos internos;
• Criação de novos produtos.

Conclusão

Neste artigo apresentamos o conceito de PDCA, suas etapas, vantagens e desvantagens. Além disso, trouxemos um exemplo de aplicação prática.

A metodologia de gestão é excelente para identificar problemas, propor soluções e monitorar os resultados. Entretanto, a obtenção de insights leva um certo tempo e o ciclo pode ser difícil de ser implementado em situações com diversos fatores a serem considerados.

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