Dicas para enviar um e-mail em inglês

Saber enviar um e-mail em inglês é uma habilidade importante no mercado de trabalho atual, pois algumas empresas multinacionais utilizam o inglês como língua de comunicação entre filiais, por exemplo. Dessa forma, o profissional que domina a escrita no inglês para negócios estará em vantagem no mundo globalizado.

Para ajudar aqueles que ainda não dominam a língua inglesa, separamos algumas dicas na hora de redigir um e-mail profissional em inglês.

Se sua plataforma de comunicação for toda em inglês, é necessário saber o que significa cada parte de um e-mail. Um e-mail é dividido em:

Subject (Assunto);

Salutation (Saudação);

Body of the e-mail (Corpo do e-mail);

Closing (Encerramento);

Signature (Assinatura).

A seguir veremos mais a respeito de cada seção de um e-mail e o que você deve escrever em cada uma, variando de acordo com a formalidade.

Subject (Assunto)

É a primeira parte que você deve preencher em um e-mail. Independentemente do nível de formalidade, é recomendado que o campo subject seja sucinto e diga do que se trata o seu e-mail de maneira breve, pois muitas vezes campos de assuntos longos não são mostrados na caixa de entrada do destinatário.

Salutation (Saudação)

Após escrever qual é o assunto do seu e-mail, você entrará na parte de saudações. Na saudação é importante estar atento a forma que você vai cumprimentar o remetente, pois ela pode variar de acordo com a formalidade.

Para situações mais formais, é recomendado iniciar o e-mail com Dear (Caro, em português), seguido do cargo que a pessoa exerce. Outra alternativa é utilizar Mr./Ms. + sobrenome.

Se for enviar um e-mail mais informal para um amigo, você pode iniciar com Hello, Hi, ou How are you? (Olá, oi ou como você está?).

Body of the e-mail (Corpo do e-mail)

No corpo do e-mail, você deve escrever a mensagem que deseja enviar. Evite mandar mensagens longas em um e-mail, pois é comum as pessoas receberem vários durante o dia.

Após realizar os cumprimentos, você escreverá o assunto do qual deseja tratar. É importante ir direto ao ponto, mas é claro, sem ser grosso. Abaixo, abordaremos algumas situações e o que pode ser escrito.

Iniciando o que você quer abordar

Para dar início aos assuntos do e-mail, você pode iniciar com I am writing in reference to… (Estou escrevendo para falar em referência ao) ou mesmo I am writing to enquire about… (Estou escrevendo para perguntar a respeito de…).

Pedindo algo

Se deseja pedir algo para alguém, você pode usar algumas expressões úteis. Nessa hora, alguns modal verbs são extremamente úteis. Você pode iniciar seu pedido com Could you… (Você poderia?) ou até mesmo Would you… (Você se importaria?) ou Would you mind…? (Você se importaria?).

Como dizer não?

Para negar uma proposta, convite ou pedido, responder simplesmente “não” não é adequado, pois soará rude para quem recebeu a mensagem, bem como em nossa língua. 

Entretanto, você pode educadamente negar um pedido com frases como “I am sorry, I am afraid I will not be able to….” (Sinto muito, mas não poderei…) ou “Unfortunately, I will not be able to…” (Infelizmente, não poderei…).

Agradecendo

É interessante que você agradeça enviando um e-mail.. Para isso, é possível utilizar frases como Thank you for your prompt reply (Obrigado pela resposta rápida) ou Thank you for your consideration (Obrigado pela atenção).

Para avisar que deseja uma resposta 

Geralmente desejamos que nosso e-mail seja respondido, principalmente quando enviamos currículos para as empresas. Para deixar claro que precisa de uma resposta, a expressão mais utilizada é “I look forward to hearing from you” (Aguardo sua resposta).

Além disso, você também pode requisitar uma resposta de maneira mais indireta. É possível mostrar que está de prontidão para qualquer dúvida que o remetente tenha bastando  utilizar If you have any questions and concerns, please, let me know (Se você tiver qualquer dúvida, por favor, me avise). 

Closing (Encerramento)

Para o encerramento do e-mail, é importante saber sua relação com a pessoa que você está enviando a mensagem. Para qualquer situação profissional, evite encerrar com demonstrações de afeto como With love (com amor) or Hugs (abraços), pois será considerado falta de profissionalismo, mesmo entre pessoas que você tem intimidade. Além disso, evite também Kisses (beijos).

Para encerrar seu e-mail profissional, você pode falar Best regards ou Kind regards (algo como meus cumprimentos), que são  finalizações mais comuns. Além desses, também pode terminar com Have a great day (tenha um ótimo dia).

Signature (Assinatura)

Finalizado o e-mail, é interessante que você coloque uma assinatura eletrônica para suas mensagens, que poderão ser usadas em outros e-mails. Geralmente, uma assinatura é composta pelo seu primeiro nome e seu último sobrenome, mas também pode incluir telefone comercial, e-mail e até mesmo o cargo que você exerce.

Ter uma assinatura completa é muito importante ao utilizar um e-mail profissional.

Conclusão

Essas foram algumas dicas para enviar um e-mail profissional em inglês. Se você deseja aperfeiçoar os seus conhecimentos na língua, não deixe de conferir o curso do LF Idiomas. Para mais informações, entre em contato conosco e não perca a chance de galgar novos horizontes profissionais.

Por Henrique Vidal Romano, produtor de conteúdo e analista de mídias sociais.

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