5W2H: o que é e por que utilizar?

Desenvolvido por profissionais japoneses da indústria automobilística, o método 5W2H foi criado com o intuito de auxiliar os projetos de uma empresa.

Trata-se de uma metodologia para planejamento e execução de projetos versátil e adaptável, podendo ser utilizada para diversos setores em uma instituição. É uma das ferramentas de gestão mais populares entre administradores e gestores de projetos.

Conheça a seguir a metodologia 5W2H e descubra como você pode aplicá-la.

O que é a ferramenta 5W2H?

É um conjunto de 7 questões que funcionam como um checklist de atividades, visando analisar um problema ou uma oportunidade através de sete perguntas.

A sigla 5W2H surgiu das iniciais em inglês das perguntas realizadas ao longo do processo de um projeto.

O que significa cada letra da ferramenta 5W2H?

5W

What? (O quê?)

Aqui deve ser anotado o problema a ser resolvido, o objetivo do projeto ou até mesmo a meta que deseja alcançar.

Why? (Por quê?)

Nesta etapa são especificadas as justificativas para a realização de um projeto, utilizando de argumentos e mostrando melhorias qualitativas ao seguir com determinada ideia.

Who? (Quem?)

Quem será ou quem serão os responsáveis pelo projeto?

Nesta etapa é importante determinar quem coordenará as tarefas e quais serão as atividades de cada pessoa envolvida, tornando assim mais fácil o controle de demandas e prazos.

Where? (Onde?)

Deve-se especificar qual será o local (físico ou não) em que o projeto será desenvolvido, como a cidade ou até mesmo os setores da empresa envolvidos.

When? (Quando?)

Tão relevante quanto o local do projeto, os prazos são de suma importância para estabelecer um cronograma das tarefas e a data de conclusão de todas as atividades.

É importante que o gestor defina datas para a entrega de cada etapa, ainda que seja difícil no começo pela quantidade de fatores que podem mudar o andamento do planejamento.

2H

How? (Como?)

Trata-se dos procedimentos e processos empregados para a realização do projeto. Um fluxograma pode responder a esta etapa com clareza.

How much? (Quanto custará?)

Nesta etapa cabe ao gestor utilizar dos meios disponíveis para estimar os custos para a realização do projeto. Quanto mais detalhes dos itens necessários, mais fácil será de mensurar os gastos.

Quais são os benefícios de aplicar a ferramenta 5W2H?

Simplicidade

Por meio de sete perguntas é possível ter uma visão geral das tarefas a serem realizadas e do que é preciso para dar início a um projeto. Além disso, o método 5W2H facilita a gestão dos principais pontos de um plano de ação.

Versatilidade

O método 5W2H pode ser aplicado em empresas dos mais variados portes e em diversos departamentos. O checklist também pode ser empregado na vida pessoal para definir metas e objetivos.

Detalhamento

Fatores como prazos, responsáveis, custos e local são definidos e descritos de maneira clara para que todos os envolvidos no planejamento tenham em mente os pontos que merecem a devida atenção.

Otimização de processos

Ao criar e organizar cada ponto do método 5W2H, fica mais fácil gerir os recursos da empresa e delegar atividades, otimizando as ações internas.

5W2H – Exemplo de aplicação

Veja a seguir um exemplo prático de como a ferramenta 5W2H pode ser aplicada. Para isso, imagine que uma loja deseje entrar no mundo digital e precise de um e-commerce. Ela poderia preencher as perguntas da seguinte forma:

O plano de ação também pode ser aplicado para projetos pessoais, como uma viagem. Veja um exemplo a seguir.

Para diversas ações que você tiver que tomar no dia a dia, o método 5W2H pode ser aplicado para a tomada de decisões.

Conclusão

Neste artigo apresentamos a ferramenta 5W2H, como ela funciona, o significado de cada letra e exemplos de como pode ser aplicada no âmbito corporativo e na vida pessoal.

Importante estar atento a cada uma das sete etapas da metodologia, os significados e descrições, para que o seu plano de ação tenha sucesso e esteja alinhado com o que você planejou. 

Agora que você conhece o método 5W2H, acesse o nosso blog e confira nossas dicas de idiomas e desenvolvimento pessoal.

Por Henrique Vidal Romano, produtor de conteúdo e analista de mídias sociais.

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