Gestão de tempo: 7 estratégias para ser mais eficiente no trabalho

Com a correria do dia a dia, muitos profissionais desejam tornar a sua gestão de tempo mais eficiente, principalmente no trabalho, de forma que consigam entregar o maior número de tarefas no menor tempo possível. 

O desafio de ser produtivo aumenta quando precisamos trabalhar em casa, realidade que muitos profissionais enfrentaram pela primeira vez com a pandemia do novo coronavírus (COVID-19).

As habilidades de gestão de tempo podem ser desenvolvidas e aprimoradas de maneira gradativa. 

Entenda a seguir o que é a gestão de tempo e 7 estratégias para você realizar suas tarefas com mais eficiência.

Gestão de tempo – o que é?

Podemos definir a gestão de tempo como o processo de gerenciar as tarefas de modo que traga a melhor execução no menor tempo possível.

A priorização das atividades também é parte essencial na alocação do tempo, cabendo ao profissional realizar as tarefas mais importantes primeiro. Outro fator que devemos levar em conta é a necessidade de ser flexível, pois as prioridades podem mudar no decorrer dos dias.

7 dicas para melhorar sua gestão de tempo

1- Faça um planejamento

A etapa de planejamento é crucial para uma gestão de tempo eficiente. Procure criar uma lista com as tarefas a serem realizadas com antecedência.

Para começar seu planejamento, enumere as atividades que você precisa fazer e estabeleça um prazo para cumpri-las. Além disso, crie um checklist para marcar o que foi concluído durante o dia.

Durante o nosso dia a dia podem ocorrer surpresas, mas o planejamento torna mais fácil lidar com imprevistos.

2- Priorize tarefas

Defina quais tarefas são mais importantes a curto, médio e longo prazo, de forma que você programe seu dia para realizar as atividades que trarão maior impacto nos seus objetivos, pois muitas vezes podemos nos atrasar quando nos ocupamos com afazeres que tomam muito tempo e não tem grande relevância. 

3- Evite multitarefas

Fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo pode ser tentador, mas deve ser evitado, pois o nosso cérebro tem uma capacidade limitada de se concentrar em diversos itens por vez.

Quando há a necessidade de realizar diversas atividades, o ideal é que seja feita uma priorização e um cronograma bem elaborado, executando uma única tarefa por vez.

4- Elimine as distrações

Hoje em dia há diversas fontes de distração ao nosso alcance: as notificações das redes sociais, mensagens do WhatsApp ou até aquele e-mail com promoções imperdíveis.

O ideal é que você evite ao máximo se distrair com atividades que não tenham relação com o trabalho, e assim evitar perder seu tempo de maneira improdutiva.

Uma dica é silenciar todas as notificações em seu smartphone ou na área de trabalho do computador enquanto está focado na realização de determinada tarefa. Além disso, você pode reservar um tempo específico para você descansar e utilizar a internet da maneira que desejar, como acessar as redes sociais a cada duas horas por apenas 5 minutos.

5- Faça pequenos intervalos

Ficar muito tempo concentrado em uma tarefa pode aumentar o stress e diminuir a produtividade, além de prejudicar o seu corpo e sua saúde. 

Procure pausar durante 10 minutos a cada hora para espairecer e recuperar as energias para a execução das tarefas. Além disso, tire um tempo para se levantar, dar uma volta e descansar a cabeça.

6- Aprenda a dizer não

Você pode ter a melhor habilidade de gestão de tempo, mas nunca conseguirá realizar tudo se não souber estabelecer limites. 

Sendo assim, quando alguém solicitar uma atividade, verifique se terá tempo para realizá-la, pois pode ser necessário recusá-la ou pedir um prazo maior para a execução.

Aprender a delegar tarefas também pode ser uma alternativa para quem está sobrecarregado.

Assim como não é possível estar presente em duas reuniões de maneira plena, temos um limite de afazeres que conseguimos conciliar.

7 – Conte com a ajuda da tecnologia

Hoje em dia há diversos softwares que prometem facilitar a gestão de tempo, tanto para desktop quanto para smartphones. O Trello é uma opção bem conhecida, por seguir o sistema kanban.

Além disso, existem outras alternativas para quem deseja conhecer outros aplicativos de gestão de tempo, como o Todoist e o Pomodoneapp, por exemplo.

Conclusão

Ter uma boa gestão de tempo requer a prática de listar, priorizar e organizar tarefas de maneira que economize tempo e realize o maior número de atividades.

Recomendamos que você empregue as 7 estratégias acima de maneira gradativa até que se tornem rotineiros no seu dia a dia.

Existe algum método de gestão de tempo que não está na lista, mas que você aplica? Compartilhe sua estratégia nos comentários abaixo.

Por Henrique Vidal Romano, produtor de conteúdo e analista de mídias sociais.

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